Key Performance Indicators

SEBUAH INDIKATOR KINERJA UTAMA

A.   PENJELASAN

            Indikator kinerja atau indikator kinerja utama (IKU) (key performance indicators, KPI) adalah metrik finansial ataupun non-finansial yang digunakan untuk membantu suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi. KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut.

           KPI sering digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan pengembangan kepemimpinan, perjanjian, layanan, dan kepuasan. KPI umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan oleh teknik-teknik seperti kartu skor berimbang (BSC,balanced scorecard). KPI berbeda tergantung sifat dan strategi organisasi. KPI merupakan bagian kunci suatu sasaran terukur yang terdiri dari arahan, KPI, tolak ukur, target, serta kerangka waktu. 

           Key Performance Indicator merupakan matrik baik finansial maupun non finansial yang digunakan oleh perusahaan untuk mengukur performa kinerjanya. Key Performance Indicator biasanya digunakan untuk menilai kondisi suatu bisnis serta tindakan apa yang diperlukan untuk menyikapi kondisi tersebut.

          Selama ini Key Performance Indicators digunakan untuk mengukur parameter kualitatif yang cenderung sulit pengukurannya. Misalnya kualitas kepemimpinan dan kepuasan pelanggan. Satu hal yang perlu Anda perhatikan, tidak semua matrik adalah Key Performance Indicators.

Perbedaannya terletak pada isi matriknya. Matrik Key Performance Indicators menjelaskan performa kinerja yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan serta langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk merealisasikan obyek strategi dari perusahaan tersebut.

           Sebuah matrik dikatakan sebagai Key Performance Indicators ketika memenuhi kriteria berikut ini:

(1) Memiliki target. Yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan untuk                  meraih target tersebut.

(2) Berorientasi pada outcome. Jadi tidak sekedar output (hasil dari proses) sebab outcome                        berpengaruh secara signifikan.

(3) Memiliki nilai threshold (ambang batas). Yakni untuk membedakan antara nilai target                          dengan nilai aktual.

            Key Performance Indicators memiliki peran penting bagi kemajuan sebuah perusahaan. Sebab, perusahaan akhirnya dintuntut memiliki visi dan misi yang jelas serta langkah praktis untuk merealisasikan tujuannya. Dan tidak sekedar itu saja, dengan Key Performance Indicators perusahaan bisa mengukur pencapaian performa kinerjanya. Apakah sudah sesuai ataukah belum sama sekali.

Karena Key Performance Indicators merupakan alat ukur performa kinerja sebuah perusahaan, maka Key Performance Indicators juga harus mencerminkan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan tersebut. Artinya, Key Performance Indicators setiap perusahaan bisa jadi berbeda sesuai dengan kebutuhannya.

Oleh karena itu sebelum menetapkan Key Performance Indicators, perusahaan harus melakukan beberapa persiapan berikut ini:

(1) Menetapkan tujuan yang hendak dicapai.
(2) Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi dengan jelas.
(3) Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.
(4) Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan perubahan yang diperlukan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.

Key Performance Indicators membutuhkan perencanaan yang matang. Selain itu juga harus didukung oleh ketersediaan data dan informasi yang akurat serta konsisten. Di sinilah peran penting sistim informasi bagi sebuah perusahaan.

Jika perusahaan mampu menyediakan sistim informasi yang akurat, konsiten, dan mudah diakses bagi siapa saja yang berkepentingan, niscaya data yang diperoleh bisa dipertanggungjawabkan keakuratan dan konsistensinya. Walhasil, perusahaan juga harus menyediakan perangkat teknologi informasi yang fungsional dan tepat sasaran.

Agar Key Performance Indicators bisa berfungsi dengan optimal, maka Key Performance Indicators harus memenuhi kaidah SMART. Yakni scietific (spesifik), measureable (terukur), achievable (bisa dicapai/realistis), reliable (bisa dipercaya), time bound (target waktu).

B.     PERBEDAAN

           Hampir kebanyakan orang beranggapan ada kesamaan antara Key Performance Indicator (KPI) dan Metric. Anggapan itu tidak sepenuhnya salah, karena sebenarnya KPI itu adalah metric, tapi tidak semua metric itu adalah KPI. Nah, terus bagaimana menjelaskannya? Jawaban sebenarnya adalah bagaimana membedakan antara metric yang merupakan KPI dan metric yang hanya merupakan ukuran saja / indicator only.

           Dari namanya, Key Performance Indicator sudah menyebutkan, performance indicatoratau penunjuk kinerja. Contohnya performance suatu proses diukur atau ditunjuk melalui suatu KPI.  KPI bukan hanya mengukur suatu panjang, suatu waktu proses, suatu umur alat tetapi lebih tepat ukuran dari suatu performance atau kinerja. Lebih lanjut, KPI merupakan ukuran kunci (key) terhadap bisnis atau kesuksesan, bukan hanya ukuran seadanya / sambil lalu dari suatu bisnis proses. Dengan demikian, KPI sangat erat berhubungan dengan obyektif dari proses yang akan diukur.

          Sebuah organisasi layaknya memiliki banyak metric, namun hanya sedikit KPI. Contoh metric adalah : profitabilitas, pangsa pasar, penjualan, jumlah karyawan dst. Namun KPI  merupakan suatu performance metric yang secara nyata dan jelas terkait dengan sasaran strategis organisasi yang mampu mendorong organisasi menerjemahkan strateginya ke dalam terminologi yang bisa dikuantifikasi. Rancangan KPI yang baik memberikan informasi yang dalam, jelas dan tajam mengenai kecenderungan suatu kinerja, sementara itu juga didukung oleh ketersediaan metric yang rinci. KPI yang tepat juga membantu apakah organisasi sudah melakukan hal yang benar dan mengetahui apa yang perlu perbaikan (improvement) atau penyesuaian.

Dengan demikian, tampaklah apa perbedaan dari metric dan KPI :

• KPI adalah metric, tapi tidak semua metric merupakan KPI.
• Organisasi memiliki banyak metric, tapi hanya sedikit KPI.
• Metric dapat berupa suatu ukuran tentang suatu (besaran, jumlah, waktu), tetapi KPI adalah ukuran yang mempunya makna berarti dan kunci (matter most & key)
• Metric dapat diubah atau tidak dapat diubah melalui suatu aksi. Tetapi KPI sebaiknya harus dapat diubah melalui suatu aksi (actionable). Jangan mengukur sesuatu sebagai KPI jika hal itu tak dapat diubah melalui serangkaian aksi spesifik.

Lalu kapan dan bilamana sebuah metric bisa menjadi KPI?  maka KPI adalah metric yang :

• Outcome-oriented — bukan hanya sekedar output (keluaran dari proses), karenaoutcome memiliki pengaruh (impact).
• Target-based — memiliki paling tidak satu nilai sasaran yang sensitif terhadap waktu
• Rated / Graded — memiliki nilai ambang (threshold) yang membedakan antara nilai aktual dan target.

 SUMBER:

ipqi.org-key performance indicator dan metric

manajemenkinerja.com-pengertian kpi

wikipedia.org-indikator kinerja

BY: Umaru San